Учет документных фондов универсальных научных библиотек.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»
Институт заочного обучения



ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ   РАБОТА (БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТА)

Учет документных фондов универсальных научных библиотек
	
направление 071900 Библиотечно-информационная деятельность
степень – бакалавр
 



Выполнил:
Бакалавр гр. 
заочного отделения
Уткельбаева Сапура Боранбаевна
Научный руководитель:
Соболенко Н.П,

Рецензент: Нурманова А.Ж., директор ОУНБ №2 (г. Аркалык)



Срок сдачи ? 
Подпись студента ? 
Подпись руководителя ? 
Подпись зав. кафедрой ? 

 ВКРС защищена с оценкой «________»
 Председатель ГАК ________________
 «____» __________________ 201__ г.
 




Челябинск 2016

Содержание

Введение……………………………………………………………….........4
Глава 1. Технология учета и ее развитие …..………………………….....8
           1.1. Нормативно- правовые документы ………………………......20
           1.2. Единицы учета ……………………………………....30
	1.3. Виды учета
	1.4. Учет выбытия документов из фонда
	1.5. Проверка фонда. Требования и способы
Глава 2. Опыт работы областной универсальной научной библиотеки 
           №2 в г. Аркалык по разработке технологии учета …………..35
           2.1. Индивидуальный   учет …………………………39 
	2.2. Суммарный учет
     2.3. Формы учета
     2.4. Рекомендации по совершенствованию учета        
Заключение…………………………………………………………………89
Список источников и использованной литературы……………………...91
Приложения

























Список условных обозначений и сокращений
БФ – библиотечный фонд
КФ – книжный фонд
МК РК – Министерство культуры Республики Казахстан
МУ – муниципальное учреждение
НПА – нормативно-правовой акт 
НИИ – научно-исследовательские институты
НТБ – научно-технические библиотеки
ОК и ОЛ - отдел комплектования и обработки литературы
РГБ – Российская государственная библиотека
СБА – справочно – библиографический аппарат
ТВР – температурно-влажностный режим 
УБФ – управление библиотечным(и) фондом(ами) 
ЦБ – центральная библиотека
ЦБС – централизованная библиотечная система
















Введение

     Актуальность темы: История развития библиотечного фондоведения за многовековой путь развития оформилось в самостоятельную учебную дисциплину. Оно имеет цельную теорию, разработчики которой описывают библиотечный фонд как подсистему библиотеки и как автономную систему, все процессы цикла формирования фонда, разрабатывают основные принципы, методы, технологические приемы, связанные с предпосылками, политикой, моделированием, комплектованием, приемкой, учетом, обработкой, а также с управлением этими процессами.
     За последнее десятилетие библиотечное фондоведение переживает наиболее бурный период своего развития. Во всем мире это связано, главным образом, с тем, что библиотеки, вступая в век информатизации, активно включают в фонды некнижные виды документов – видеофильмы, микроформы, аудиовизуальные и текстовые материалы в компьютерных формах, на оптических дисках и т.п.
     В Республике Казахстан к этому Мировому и глобальному процессу добавились чисто внутренние факторы, вызванные реформированием политических и хозяйственных основ страны. Действующее законодательство различных отраслей права является нормативно-правовой базой, регламентирующей процесс управления библиотечными фондами.
     Объектом дипломной работы  является организация учет документных фондов универсальных научных библиотек
     Цель выпускной квалификационной работы – выявить, обобщить организацию учета документных фондов универсальных научных библиотек в Республике Казахстан, в том числе в КГУ «Областная универсальная библиотека № 2» в г. Аркалык в современных условиях и выявить проблемы, возникающие в процессе технологического управления фондами универсальных научных библиотек.
     При написании  выпускной квалификационной работы, я использовала следующие методы исследования: анализ библиотечной документации имеющийся у нас в библиотеке, а так же публикации по теме.
В процессе работы был изучен учет документных фондов универсальных научных библиотек в Республике Казахстан в современных условиях, определены основные направления, цели и задачи, этапы учета. Дан анализ современного состояния учета и контроля (проверки) фондов универсальных научных библиотек Республики Казахстан.
     Рассмотрены особенности и проблемы учета и контроля (проверки) фондов универсальных научных библиотек Республики Казахстан, предложены возможные пути решения проблем, возникающие при организации учета и контроля фондов библиотек.
     В настоящее время в библиотеках Казахстана  ведется активная работа по совершенствованию технологии учета и контроля, что вызвано техническим оснащением библиотечных процессов и изменениями в структуре фондов.
     Разработанность темы: Разработке учета документных фондов универсальных научных библиотек их теоретических и практических проблем  уделялось  всегда пристальное внимание на всех этапах развития отечественного фондоведения.
     Вопросы учета контроля и сохранности библиотечных фондов нашли свое отражение в правилах по сохранению и использованию библиотечных фондов.
     Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, и разработана на основании и в соответствии Закона РК «О культуре», «О бухгалтерском учете», государственных стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, иных законов и нормативных правовых актов Республики Казахстан.
     Учет библиотечного фонда как части основных средств регламентируется нормами бюджетного учета, устанавливаемыми Министерством финансов Республики Казахстан. Настоящая Инструкция распространяется к обязательному применению в работе государственных библиотек системы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.
     
     Настоящие Правила разработаны в соответствии Законом Республики Казахстан от 15 декабря 2006 года «О культуре» и определяют порядок организации сохранности и эффективного использования документов, хранящихся в государственных библиотеках.
Библиотечный фонд государственных библиотек Республики Казахстан является собственностью государства и находится под его охраной.
Библиотечный фонд государственных библиотек Республики Казахстан не подлежат разгосударствлению и приватизации.
Библиотечный фонд государственных библиотек включает печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы) (далее - печатные издания), а также материалы (CD- диски, дискеты, флэш-порты, микрофильмы, аудио и видеоиздания) (далее - материалы). 
     Исследованиями вопросов учета документных фондов универсальных научных библиотек страны занимались и занимаются А. Афанасьев, В.О. Винокур, С. Добрусина, Е.И. Кузьмин, Г. Лаптев, Н. Лютова, С.А. Медников, Н. Мирошниченко, С.В. Митрофанова, А. Паклин, О.А. Проскурякова, Т.А. Семеновы, К. Л.Воронько, Ю.Н. Столяров, Г.П. Старушенко, Л. Фарафонова.
Большой вклад в теорию учета и контроля как функции технологического управления библиотечными фондами внесли библиотековеды Л.Б. Хавкина, О.С. Чубарьян, Н.П. Васильченко, Ю.Н. Столяров, Ю.А. Гриханов, Д.В. Евсеев, С. Л. Лохвицкая, А. В. Маркина, А. Г. Раев, Г.В. Тараченко, В.И. Терешин, В.Р. Фирсов, В.В. Шилов, В.С. Пилко и многие другие исследователи.
     Базой написания выпускной квалификационной работы стала Областная универсальная научная библиотека № 2 в г. Аркалыке. В ходе написания выпускной квалификационной работы были  использованы нормативные документы Областной универсальной научной библиотеки № 2 в г. Аркалыке, фонд методико-библиографического отдела. 
       Структура выпускной квалификационной состоит из введения, трех глав, заключения, списка   использованной литературы, приложения.









Глава 1. Технология учета и ее развитие.

     Научные достижения в области информационно-коммуникационных технологий, новая техника и средства автоматизации оказывают существенное влияние на традиционные библиотечные процессы (операции) комплектования, учета, хранения фондов, обеспечения сохранности фондов.
     Давно ожидаемый библиотеками, утвержденный Министерством культуры РФ нормативный документ для регламентирования учета библиотечного фонда – «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» введен в действие 3 июня 2013 года. Документ пришел на смену «Инструкции об учете библиотечного фонда» 1998 г. и ориентирован на современное состояние библиотечного дела и на новые парадигмы правового регулирования в обществе.
     Появился непривычный в библиотечном учете термин «регистр». Но нового содержания он в себе не несет, введен в целях гармонизации с общепринятой терминологией для обозначения перечня зарегистрированных объектов, в нашем случае – обобщающий термин для обозначения всех форм индивидуального и суммарного учета БФ. Термин «инвентарный номер» знаменен «регистрационным номером» - в целях согласования понятий внутрибиблиотечного и бухгалтерского учета БФ, во избежание расхождений в понимании одного и того же термина. В бухгалтерском учете БФ как имущество является безинвентарным объектом. Во внутрибиблиотечном учете мы можем продолжать использовать термин «инвентарный номер» как разновидность регистрационного номера издания, наряду с системным номером компьютерной программы, штрих – кодом и т. п.(104, с.19)
     Другие нововведения в «Порядке учета…» связаны с развитием электронной информационной среды в библиотеках и расширеньем объектов учета. Впервые в регламентирование учета БФ включены электронные сетевые документы трех категорий: «документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно – телекоммуникационные сети (далее – сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее – инсталлированные документы); документы, размешенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно – телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее – сетевые удаленные документы)»
     В «Порядке учета…» сохранена обобщающая единица учета фонда «экземпляр», но при этом подчеркивается условность использования данного термина, что допускалось и ранее, когда мы суммировали «экземпляры» и «годовые комплекты газет», называя общий объем фонда в «экземплярах». В общее количество экземпляров включались также единицы хранения рукописных материалов, рулоны микрофильмов, микрофиши, бобины и т. д., т. е. экземпляр стал восприниматься как некая физическая единица, выделенная для унифицированного учета.
     Но самым, пожалуй, важным положением нового «Порядка учета…» является процедура исключения документов из БФ как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), отличная от общих процедур списания ОЦДИ. Общая процедура списания, изложенная в Приказе Министерства культуры РФ от 03.10.2011 №956, оказалась неприемлемой для библиотечных фондов и парализовала всю систему движения документов в библиотеках, имеющих статус автономных и бюджетных учреждений.              
     Становление эффективных систем управления технологического развития фондов библиотек происходило в течение всего периода их функционирования.
     В библиотечной сфере деятельности технология определяется как «совокупность библиотечных процессов и операций, а также приемов, методов и средств их осуществления, направленных на создание и сохранение библиотечной продукции и выполнение библиотечных услуг».  
     Важное  место среди процессов, приводящих фонд в готовность к использованию, занимает учет фонда. Учет библиотечного фонда имеет свою технологию, которая достаточно унифицирована. Появление и приобретение в библиотеки все новых  видов документов потребовало дальнейшей работы над совершенствованием понятийного аппарата, его технологией.
     Среди множества определений, данных термину «учет фонда», заслуживает внимания определение, приведенное в ГОСТе 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения»: «Учет фонда ? комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности». Это определение  четко и ясно раскрывает сущность процесса учета. (76, с.28)
     Мы считаем, что стандарт более точно определяет содержание учета как технологического процесса. В  «Инструкции по учету библиотечного фонда» (2007 г.) в определении потеряна финансовая значимость учета и обеспечение с его помощью сохранности фондов библиотек.
     Учет раскрывает динамику развития фонда, его тематико-видовой состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления. Задача учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.
В библиотечной сфере деятельности технология определяется как «совокупность библиотечных процессов и операций, а также приемов, методов и средств их осуществления, направленных на создание и сохранение библиотечной продукции, и выполнение библиотечных услуг» (33, c. 98). И. С. Пилко предлагает рассматривать библиотечную технологию с двух позиций: 1) как практическую деятельность по производству и предоставлению пользователям библиотеки информационной продукции и услуг; 2) научную дисциплину о технологических принципах, нормах и правилах библиотечной деятельности.
     На наш взгляд справедливо высказывание И. С. Пилко, в котором утверждается, что «наиболее пытливые исследователи находят крупицы технологического знания о библиотечном фонде в глубокой древности»      (66, c. 18). Действительно, исходя из сегодняшнего осмысления библиотечной технологии, можно констатировать, что первые шаги по организации технологии учета фондов библиотек были предприняты в одной из известнейших библиотек древности – Александрийской. В соответствии с системой классификации Каллимаха  художественная литература подразделялась на шесть разделов – эпосы, элегии, ямбы, мелика, трагедии, комедии; а научная литература – на пять: история, риторика, философия, медицина, законодательство. Рядом с названием каждой работы указывались первые несколько слов текста, количество свитков и число строк в каждом свитке (68, с. 34).
Этот пример свидетельствует о том, что в работе библиотекарей была четкая специализация – учет новых поступлений, работа с фондом, обеспечение сохранности книг, т.е. уже в то время были заложены основы современных технологических процессов и операций, направленных на рациональную и управляемую организацию работы с использованием различных средств (учетных форм, систем сохранности фонда). 
Учет осуществляется в соответствии с разработанным порядком.
Порядок учета библиотечного фонда - свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно технологических особенностей и не противоречащих действующему законодательству. Разрабатывается и утверждается библиотекой. Имеет статус стандарта учреждения.
     Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов. Библиотека обязана:
– осуществлять суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;
– обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;
– обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;
– соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации.
     Контроль за соблюдением норм и требований к учету, правильностью ведения, оформления и использования учетной документации осуществляют специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиотеки.
     Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.
     Как было отмечено выше, основное назначение учета -содействовать обеспечению сохранности документов и осуществлению контроля над процессами движения их от момента поступления до выбытия по установленным правилам. Инструментом реализации заданной миссии являются виды, методы, способы и формы ведения учета документов.
Вид учета - это определенный класс предмета с конкретным набором свойств, которые составляют его специфику.
     Виды и формы учета библиотечного фонда в разное время были различными, но всегда оставались практически неизменным два вида учета - «Суммарный» и «Индивидуальный».
     Суммарный (интегрированный) учет - учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу.
     Суммарный учет ведется в «Книге суммарного учета», которая состоит из трех частей. Каждая партия документов, поступившая по одному сопроводительному документу, записывается в первой части «Книги суммарного учета» под очередным порядковым номером на отдельной строке. Партия изданий (документов), выбывающая из фонда, записывается во второй части «Книги суммарного учета». Итоги движения документов отражаются в третьей части. Нумерация записей о выбывших партиях документов из года в год продолжается после приема партий документов и их суммарного учета.
     При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента приема партии новых поступлений.
Формой суммарного (интегрированного) учета является книга (журнал, листы) суммарного учета в традиционном или машиночитаемом видах.
Основные итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движении фонда могут подводиться за квартал или за полугодие. В установленном порядке проводится сверка данных о стоимости фонда с данными бухгалтерского учета.
     Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету без указания стоимости.
Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является Акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.
В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов движения периодических изданий может проводиться за квартал, полугодие или год на основании актов.
     Индивидуальный (дифференцированный) учет - это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда.
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится:
1. с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера (инвентарный учет)-индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
2. при регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера (безинвентарный учет). Осуществляется для отдельных видов изданий, отнесенных к временному хранению по объему и по характеру информации (в соответствии с положениями ГОСТ 7.60-90).
Безинвентарный учет предполагает суммарную запись документов без названий. Многоэкземплярными документами считаются документы, которые поступили одной партией в количестве более 10 экземпляров.
Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы:
– содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (от 1 года до 3х лет, если другие сроки не предусмотрены);
– электронные документы на дискетах;
– электронные документы на съемных носителях, если условия их приобретения предусматривают временные ограничения права использования;
– электронные документы, поступившие от неполных правообладателей или фрагменты баз данных.
В библиотеке существуют три формы индивидуального учета документов:
1. книжная (инвентарная книга, описи);
Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета книг, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью. Она является важнейшим документом и обязана храниться наравне с денежными документами. В библиотеке должна быть единая инвентарная книга на книжный фонд.
     В инвентарную книгу записываются издания, стоимость которых принимается на баланс библиотеки. Каждый экземпляр, подлежащий занесению в инвентарную книгу, получает отдельный, лишь ему присвоенный, инвентарный номер, который проставляется на лицевой стороне или обороте титульного, листа изданий и на 17-й странице подтекстом. Инвентарные номера начинаются с единицы и присваиваются документам в возрастающем порядке. При открытии следующих учетных регистров инвентарные номера продолжаются. Таким образом, инвентарный номер закрепляется за документом на весь период его пребывания в фонде библиотеки. Все документы, имеющие инвентарный номер, берутся на балансовый учет.
     Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, аудиовизуальных документов, микроформ, электронных документов осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Индивидуальный учет СD-ROM, дискет и программного обеспечения ведется в любой форме инвентарного учета. Им придается инвентарный номер, проставляемый на упаковочных материалах, в которые его помещают, или вклеиваемый на носителе.
2. карточная (учетный каталог);
     Учетный каталог (УК) - служебный каталог, который выполняет справочные и учетные функции, является карточной формой индивидуального учета документов. Учет производится изданиями, то есть всем экземплярам одного издания присваивается единый инвентарный номер, который проставляется на карточке учетного каталога. В целях сохранности карточек и контроля за правильной порядковой нумерацией ведется “Книга регистрации карточек учетного каталога”.
3. листовая (лист актового учета).
     Актовая система учета - система индивидуального учета, при которой на каждую партию изданий и других документов составляются акты списки, что позволяет инвентаризировать одновременно несколько поступающих партий. Лист актового учета является финансовым документом и хранится по правилам хранения денежных документов.
     Актовый учет удобен при компьютерной технологии, так как распечатанные акты могут быть использованы в различных целях, как листы инвентарной книги, при передаче документов в различные подразделения библиотеки и для информирования читателей о новых поступлениях в фонд.
Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета...» и в формах индивидуального учета фонда.
     Если суммарный и индивидуальный учет документов осуществляется в электронной форме, он должен быть продублирован и на бумажной копии.
     Постепенный переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем. 
     Важным требованием к современным автоматизированным информационно-библиотечным системам (АИБС) является наличие в них функций или модулей учета фондов.
Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов. Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в  стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета.    
При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета. По формам индивидуального учета можно проследить информацию о стоимости и дате поступления каждого экземпляра библиотечного фонда.
     Важно напомнить о том, что учетная информация, представленная как в традиционной, так и в электронной формах, имеет одинаковую юридическую силу. Унификация видов и способов единого учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований инструкций, других нормативных документов по библиотечному делу. Библиотека самостоятельно разрабатывает и утверждает регламентирующие документы, отражающие ее специфику и не противоречащие действующему законодательству.
Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета. При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции об учете БФ.
     Переоценка основных фондов (индексация) - изменение стоимости основных фондов, позволяющее первоначальную стоимость продукции предыдущих лет привести к восстановительной стоимости, то есть сопоставимым ценам, отражающим современные условия воспроизводства, а также учесть износ основных фондов. Индексация осуществляется в целях создания экономически обоснованных условий формирования ресурсов денежных средств на обновление основных фондов - библиотечных фондов, что может послужить со временем основанием для увеличения выделяемых государством средств на комплектование библиотек, выработки социальных нормативов расходования денежных средств для формирования библиотечных фондов на различных носителях информации.
Индексацию библиотека должна осуществлять совместно с бухгалтерией и отражать стоимость переоцененного фонда в третьи части «Книги движения библиотечного фонда».
     
    Современный этап жизни  общества можно охарактеризовать как 
время непрерывных изменений, происходящих, в том числе, и в казахстанских библиотеках. Динамизм преобразований, обостряющаяся конкуренция на рынке услуг, необходимость адаптации к воздействию быстро меняющейся внешней среды формирует новую парадигму деятельности библиотек, заставляют библиотеку постоянно корректировать свою стратегию, цели и задачи. 
     Под влиянием различных факторов внешней среды происходит частичная трансформация функций библиотеки; изменяется представление о ее месте и 
роли в обществе, что, в свою очередь оказывает воздействие на 
профессиональное создание и приводит к переменам во внутренней среде.
     Основу деятельности любой библиотеки составляет единый документальный фонд. Поскольку библиотечный фонд представляет собой собрание документов на различных видах носителей, в последнее время понятия библиотечный фонд трансформировалось в понятие информационные ресурсы (ИР). При этом в составе информационных ресурсов мы рассматриваем: единый библиотечный фонд, содержащий документы на традиционных и машиночитаемых носителях информации; справочно-поисковый аппарат, базы данных, банки данных; информационные продукты библиотеки, как созданные ею самой, так и приобретенные.
     
     Таким образом, совершенствование учета библиотечных  фондов комплексная проблема, решение которой требует применения организационных и  технологических  методов. Основной задачей является переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку документов.
     Необходимым требованием к современным автоматизированным  информационно библиотечным системам является наличие в них функций или модулей учета фондов.



1.1. Нормативно правовые документы 


     Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, и разработана на основании и в соответствии Закона РК «О культуре», «О бухгалтерском учете», государственных стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, иных законов и нормативных правовых актов Республики Казахстан.
     Учет библиотечного фонда как части основных средств регламентируется нормами бюджетного учета, устанавливаемыми Министерством финансов Республики Казахстан. Настоящая Инструкция распространяется к обязательному применению в работе государственных библиотек системы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Основные термины, применяемые в Инструкции:

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Аудиовизуальный документ (АВД) - документ, содержащий изобразительную, звуковую, текстовую информацию или их различные сочетания, воспроизведение которых требует применения технических средств.
Библиотечный фонд - упорядоченная совокупность документов различного назначения и статуса, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.
Балансовая стоимость фонда - стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.
Выбытие из фонда - движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.
Движение фонда - процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.
Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, в том числе в машиночитаемой форме, который предназначен для хранения и общественного использования.
Замена - возмещение поврежденных, испорченных, утраченных документов идентичными экземплярами или иными, соответствующими профилю комплектования фонда библиотеки документами.
Единица учета фонда - унифицированная единица исчисления величины и движения фонда.
Единица хранения фонда - отдельный документ или их совокупность, учитываемые при хранении как элемент фонда.
Обязательный бесплатный экземпляр - подлежащий передаче производителями в национальные библиотеки в целях сохранения культурного наследия народа Казахстана экземпляр издания (текстовые, нотные, электронные, картографические, изоиздания), прошедшего редакционно-издательскую обработку, имеющего выходные данные. Фонд обязательного бесплатного экземпляра является частью национального библиотечного фонда страны.
Инвентаризация документов - индивидуальный учет каждой единицы хранения в порядке ее поступления в библиотечный фонд.
Индивидуальный учет - регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа или каждого названия документа с присвоением ему инвентарного номера, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
Исключение документов из фонда - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки документов, утративших для данной библиотеки потребительские качества, а также утраченных по каким-либо причинам.
Комплект - совокупность однотонных документов, объединенных по определенному признаку (признакам): обложкой, футляром, папкой и др., представляющая собой отдельную единицу учета.
Конволют - сборник из различных изданий, переплетенных в 1 том;
Книжный памятник - рукописные и печатные книги, книжные коллекции и их разновидности, отличающиеся выдающимися историческими, научными, духовными, художественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами, представляющие общественную ценность и охраняемые государством.
Маркировка - нанесение условных знаков (проставление на библиотечной продукции знаков ответственности) инвентарного номера, штампа библиотеки, штрихкодов, нанесение магнитной ленты, метки RFID и других единиц, обозначающих библиотеку, которой принадлежит исключительное право располагать данной продукцией и идентифицировать его как объект сохранения.
Микроформа - репрографическая копия, содержащая одно или несколько микро-изображений оригинала.
Название документа - каждое новое или повторное наименование документа, который отличается от остальных заголовком, выходными данными или другими элементами оформления.
Обменный фонд - фонд, предназначенный для обмена документами с библиотеками и др. информационными учреждениями, а также безвозмездной передаче документов в их фонды.
Основной фонд - часть библиотечного фонда, содержащая наиболее полный комплект документов по профилю библиотеки, предназначенных для
постоянного или долгосрочного хранения и удовлетворения читательского спроса.
Переоценочный коэффициент (коэффициент переоценки) - утвержденный Правительством РК цифровой множитель, применяемый при расчете стоимости библиотечного фонда.
Перестановка фонда - перемещение документов в пределах действующих фондов одной библиотеки без изменений показателей общей статистики учета фонда библиотеки.
Печатное издание - документ, предназначенный для распространения содержащейся в нём информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения.
Подсобный фонд - специализированная, наиболее используемая часть библиотечного фонда при отделах обслуживания читателей библиотеки, предназначенная оперативному удовлетворению читательских запросов.
Подшивка - совокупность документов (номеров периодических изданий), сшитые, переплетенные или скрепленные другим способом в одно целое, которая рассматривается как отдельная единица при учете и использовании.
Поступление в фонд - пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, обмена, дарения и другим способом.
Проверка фонда - периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установление их соответствия учетным документам.
Рыночная цена - цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденций спроса и предложения, конкуренции.
Сетевое электронное издание - электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети.
Сетевые документы локального доступа - документы, находящиеся на жестком диске компьютера библиотеки, в том числе входящие в электронную библиотеку.
Сетевые документы удаленного доступа - документы,
предоставленные библиотеке из внешних источников, размещенных на удаленных технических средствах, на условиях соглашений с поставщиками информации (генераторами доступа).
Система учета документов - организационно-упорядоченная совокупность видов, методов и способов учета документов, дифференцированных в соответствии с их статусом.
Реализация документов - перераспределение исключенных из библиотеки документов в соответствии с нормативными правовыми актами: безвозмездная передача другим библиотекам и организациям, книгообмен, про.......................